Hiện nay nguồn tài liệu tại Thư viện được phân loại, bố trí, sắp xếp khoa học theo môn loại, chuyên ngành nhà trường đào tạo. Cụ thể, tổng số tài liệu thư viện quản lý là hơn 11.433 tên tài liệu (tương đương 256.473 bản ấn phẩm) trong đó có:  347 tên luận văn thạc sĩ; 28 tên luận án tiến sĩ; 231 tên đề tài nghiên cứu khoa học; 365 tên khóa luận tốt nghiệp; Giáo trình là 546 tên (tương đương 130.307 bản ấn phẩm); Tài liệu tổng hợp là 4.947 tên (tương đương 120.917 bản ấn phẩm); tài liệu số hóa là 251.450 tên; ngoài ra còn có gần 20 đầu báo, tạp chí phục vụ cho nghiên cứu, học tập và giải trí. Nguồn học liệu phong phú, đa dạng như trên về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, học tập của bạn đọc.

Các loại sách được sắp xếp khoa học theo từng khu vực

Được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu, Thư viện Nghiệp vụ đã được đầu tư về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại đây là điều kiện thuận lợi để thư viện phát triển. Với hệ thống trang thiết bị hiện đại, đưa Trung tâm Lưu trữ và Thư viện nhà trường trở thành nơi khởi nguồn tri thức. Với tổng diện tích sử dụng của Thư viện là: 1.000 m2, được bố trí 2 tầng mỗi tầng 500 m2 phân bổ thành: Khu vực thư viện truyền thống và thư viện điện tử tại tầng 1; khu vực phòng đọc mở tại tầng 2 thoáng mát tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc khai thác, sử dụng tài liệu trong thư viện.

Tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu là cán bộ, giáo viên, học viên (gọi chung là bạn đọc) thuộc Trường Cao đẳng CSND. Việc nghiên cứu đối tượng bạn đọc, thời gian, mức độ ưu tiên sử dụng tài liệu tại thư viện là nội dung quan trọng, là căn cứ để hoạch định chính sách phát triển công tác thư viện tại Trường Cao đẳng CSND, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giáo viên và học viên Nhà trường.

Qua công tác tiến hành khảo sát lấy ý kiến đánh giá của học viên về hoạt động của Thư viện, nguồn học liệu phục vụ gồm giáo trình học tập, giảng dạy của cán bộ, học viên trong Nhà trường có thể khái quát thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu tại thư viện như sau:

Thứ nhất, phân tích đối tượng bạn đọc sử dụng tài liệu. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư viện là cán bộ, giáo viên, học viên nhà trường. Mỗi đối tượng này lại có những đặc điểm khác nhau trong việc khai thác, sử dụng tài liệu. Theo quan sát và lượt thống kê của cán bộ phục vụ phòng đọc, tỉ lệ bạn đọc đến khai thác, sử dụng tài liệu tại thư viện có sự khác biệt rõ ràng. Cụ thể: Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của học viên là chủ yếu chiếm 85%; của cán bộ, giáo viên là 15%. Đối với học viên, do phương pháp giảng dạy của giáo viên là khuyến khích, yêu cầu học viên nghiên cứu tài liệu tại thư viện. Đối với cán bộ, giáo viên, mục tiêu đến thư viện để tìm hiểu, nâng cao kiến thức phục vụ nghiên cứu khoa học, xây dựng bài giảng và hoàn thiện các chương trình đào tạo. Do đặc thù công việc giảng dạy, công tác chuyên môn nên tỉ lệ nhóm đối tượng này cũng hạn chế.

Thứ hai, phân tích thời gian sử dụng tài liệu tại thư viện. Căn cứ vào ghi chép thống kê của cán bộ thủ thư trong các năm học, thời gian bạn đọc đến khai thác, sử dụng tài liệu tại thư viện có sự phân hóa rõ ràng. Cụ thể như sau:

Tại phòng đọc tài liệu nghiệp vụ, đặc thù là tài liệu chỉ phục vụ đọc tại chỗ  và có một số tài liệu được mượn theo thời gian quy định nên nhu cầu khai thác, sử dụng của bạn đọc là rất lớn và bố trí phục vụ 03 ca. Nhưng do thời gian học tập trên lớp buổi sáng và buổi chiều của học viên đã chiếm gần hết, thời gian còn lại rất hạn chế nên bạn đọc chủ yếu dành thời gian nghiên cứu tại thư viện vào buổi tối, chiếm 90% các buổi trong ngày. Đặc biệt vào mùa thi, số lượng bạn đọc khai thác, sử dụng tài liệu tại thư viện là rất nhiều, thời điểm cao nhất có khoảng hơn 300 học viên/buổi tối. Vào những giai đoạn này, đòi hỏi cán bộ phải làm việc hết sức tập trung để đảm bảo công tác phục vụ tài liệu đạt yêu cầu và đảm bảo đúng quy định về bảo mật.

Các phòng đọc khác tại thư viện, tỉ lệ khai thác, sử dụng tài liệu trong ngày không có sự chênh lệch nhiều. Bạn đọc lên thư viện nhiều hơn vào buổi tối. Theo như phỏng vấn, bạn đọc phản hồi đây là thời gian phù hợp cho việc học tập đạt hiệu quả cao hơn, các kế hoạch hoạt động của Nhà trường và các hoạt động thể dục, thể thao diễn ra vào buổi chiều nên bạn đọc lên thư viện ít hơn vào buổi sáng. Tại các phòng đọc này, rất nhiều học viên có ý kiến đề xuất Trung tâm Lưu trữ và Thư viện triển khai việc phục vụ thêm các loại hình dịch vụ khác, tuy nhiên với đội ngũ cán bộ hiện nay chưa thể triển khai được. Việc bạn đọc lên khai thác, sử dụng tài liệu tại các phòng này tăng nhiều khi có lịch thi, có quyết định giao nội dung nghiên cứu phù hợp với chương trình giảng dạy và tâm lý của bạn đọc.

Thứ ba, phân tích mức độ ưu tiên sử dụng các loại tài liệu tại thư viện. Hiện nay, tại Thư viện Nghiệp vụ Cảnh sát, tài liệu được quản lý theo 02 hình thức, tài liệu quản lý không theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và tài liệu quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Tài liệu quản lý không theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước là những tài liệu không đóng dấu xác định độ mật gồm: Mật, Tối Mật, Tuyệt mật (gọi chung là Mật), nguồn tài liệu này bạn đọc có thể tiếp cận một cách thuận lợi khi đến thư viện, có thể sao chụp nếu có nhu cầu, một số tài liệu có thể mượn về để nghiên cứu như các giáo trình, tài liệu tham khảo phục vụ các môn học chính trị, pháp luật. Tài liệu quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước là những tài liệu được đóng dấu xác định độ Mật, đặc điểm của những tài liệu này là nội dung liên quan đến nghiệp vụ Công an. Việc tổ chức, sắp xếp, phục vụ tài liệu đều được thực hiện theo quy định nghiêm ngặt, đảm bảo tính bảo mật cao. Do đó, đối với nguồn tài liệu này, bạn đọc chỉ có thể khai thác tại các phòng đọc của Tư liệu nghiệp vụ. Do đặc điểm trên, bạn đọc đến thư viện chủ yếu khai thác, sử dụng tài liệu quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Về mức độ ưu tiên khai thác, sử dụng tài liệu dạng giấy chiếm tỉ lệ 95% xuất phát từ thói quen, đặc điểm tài liệu số hóa tập trung vào các loại quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, hệ thống phòng đọc điện tử hạn chế về số lượng máy khai thác. Do vậy, bạn đọc lên thư viện chủ yếu khai thác dạng tài liệu bản giấy.

​

Học viên các lớp tại phòng đọc

Từ kết quả phân tích đối tượng bạn đọc sử dụng tài liệu, thời gian sử dụng tài liệu, mức độ ưu tiên sử dụng các loại tài liệu như trên, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu tại Thư viện Trường Cao đẳng CSND I cần thực hiện một số giải pháp như sau:

Một là, đối với các đơn vị giảng dạy và quản lý giáo dục cần đổi mới phương thức giảng dạy, chương trình học tập, khuyến khích học sinh nghiên cứu tài liệu tại thư viện. Cần phải sắp xếp lịch học phù hợp, tạo điều kiện cho học sinh có thời gian đến thư viện nghiên cứu tài liệu. Các đơn vị giảng dạy, quản lý giáo dục cần phối hợp với Trung tâm Lưu trữ và thư viện, bố trí phòng đọc cho học viên nghiên cứu tài liệu tại thư viện.

Hai là, Thư viện cần có kế hoạch cụ thể trong công tác bổ sung tài liệu, ưu tiên bổ sung các loại tài liệu có giá trị cao về mặt lý luận chính trị, pháp luật, nghiệp vụ phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường; Cân đối nguồn kinh phí bổ sung tài liệu để hồi cố các loại tài liệu cũ có giá trị nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của bạn đọc.

Ba là, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và cơ sở vật chất dành cho hoạt động thư viện bao gồm việc bổ sung biên chế cho thư viện và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất hiện có tại thư viện để nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc;

Bốn là, xây dựng kế hoạch quảng bá thư viện. Giới thiệu cho bạn đọc các loại hình và dịch vụ thư viện, cung cấp thông tin về các loại tài liệu mới để thu hút ngày càng nhiều bạn đọc đến khai thác, sử dụng tài liệu tại thư viện.

Năm là, thực hiện các buổi khảo sát, điều tra, phỏng vấn đối với bạn đọc để tìm ra được những đặc điểm, nhu cầu riêng của từng nhóm đối tượng người dùng tin từ đó đưa ra những đề xuất để tiến hành bổ sung, tổ chức tài liệu sao cho hiệu quả nhất, tốt nhất, thỏa mãn mọi nhu cầu tin của người dùng tin.

Bài: Trung tâm lưu trữ và thư viện

Biên tập: Minh Quyết